Controle op identiteit

Controleer de identiteit van uw personeel. Zodra u een medewerker aanneemt, bent u verplicht zijn identiteit vast te stellen. Dit klinkt logisch, maar het is niet altijd zo eenvoudig. Werkgevers die iemands identiteit niet op correcte wijze hebben vastgesteld, riskeren een naheffing door de belastingdienst.VMB security & solutions kan u helpen!

Identiteitsbewijs en andere papieren?

Op grond van de Wet op de identificatieplicht (WID) moet de werkgever de identiteit van een werknemer vaststellen vóór deze begint met de opgedragen werkzaamheden. Dit moet gebeuren aan de hand van een op dat tijdstip geldig en origineel identiteitsbewijs. Van dit identiteitsbewijs moet u een deugdelijke kopie bewaren bij uw loonadministratie, tenzij u toestemming heeft van de belastingdienst én het UWV om die kopie elders te bewaren. Reik aan de werknemer bovendien een loonbelastingverklaring uit en zorg dat hij deze invult en inlevert. 
Controleer de gegevens die hij heeft verstrekt en bewaar de verklaring samen met de kopie van het identiteitsbewijs bij uw loonadministratie. Tot zover de regels met betrekking tot het vaststellen van de identiteit van nieuwe medewerkers.

Wat nu als u iemand treft met valse papieren?

Hoe herkent u die en wat moet u in dergelijke gevallen doen? Als geldig identiteitsbewijs wordt beschouwd:

een Nederlands paspoort of identiteitskaart 
een paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen (EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) 
een verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV 
een paspoort van een niet EEG-land mét verblijfsvergunning 
een vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort 
een diplomatiek of dienstpaspoort 
een zogenaamd W-document voor asielzoeker

LET OP: een rijbewijs komt dus niet in aanmerking!

Maak een kopie van alle bladzijden van het document waarop informatie staat over de persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en dergelijke. De kopie van het identiteitsbewijs moet u bewaren tot tenminste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd. 

TIP: scan het document en sla het digitaal op, dan kunt u het later gedetailleerd (vergroot en in kleur!) bekijken en eventueel als bewijsmateriaal gebruiken.

Altijd het origineel vragen. Zorg dat je van een nieuw personeelslid een identiteitsbewijs krijgt overhandigd, waar je vervolgens ZELF een kopie of scan van kunt maken. Alleen een kopie is dus niet voldoende. Zorg dat je altijd het origineel te zien krijgt. Op het moment dat je de kopie maakt, kun je het document tevens goed controleren op echtheidskenmerken.

Waar moet u dan allemaal op letten?

Hier volgt een aantal belangrijke aandachtspunten:

Correspondeert de foto met degene die u het document heeft overhandigd? 
Komen geboortejaar, leeftijd, lengte en kleur ogen overeen? 
is het document nog wel geldig? 
Klopt de handtekening (vergelijk bijv. met handtekening onder loonbelastingverklaring)?Let op beschadigingen.

Verder is het belangrijk dat u op de hoogte bent van een aantal echtheidskenmerken van paspoorten en identiteitskaarten. 

Vermeulen: "Identiteitsdocumenten zijn voorzien van allerlei druktechnische snufjes, zoals watermerken, optisch variabele kleuren, piepkleine letters, vezeltjes en dergelijke. Veel van deze kenmerken staan op de houderpagina van het document, de pagina met de persoonsgegevens. Let erop of deze pagina intact is en niet beschadigd, zoals insnijdingen of lijmresten bij of rond de foto. Mocht je twijfelen aan de echtheid, dan kun je het beste - na het maken van een kopie - contact opnemen met de politie.

Hoewel u als werkgever geen vergaande onderzoeksplicht heeft, moet u wel uw best hebben gedaan bij het controleren van de echtheidskenmerken. Als u niet in de lijn van de WID heeft gehandeld, loopt u het risico op naheffingen. Op de betreffende werknemer(s) moet dan alsnog het antoniementarief (52%) voor de loonheffing worden toegepast en dit kan dus flink in de papieren gaan lopen.

Zo pakt u fraude aan

Houd u aan de Wet op de identificatieplicht 
Schakel een goed recherchebureau in 
Houd rekening met de privacywetgeving 

Heeft u een brandende vraag over de identiteit van uw personeel of wenst u informatie van ons kantoor? Mail ons (info(@)VMBrecherche.nl), bel ons (+31 (0)36 549 9819) of vul het contactformulier in. Wij nemen direct contact met u op!