Klachtenregeling

Definities en reikwijdte
Deze regeling verstaat onder

1. De organisatie: VMB security & solutions.

2. De klager: hij wiens belang rechtstreeks betrokken is bij de gedraging van de organisatie

3. Een gedraging: het handelen of nalaten van de organisatie haar medewerkers

4. De beklaagde: de organisatie tegens wiens gedraging een klaagschrift is ingediend

5. Een klaagschrift: een schriftelijke klacht tegen een gedraging van de beklaagde
Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de behandeling van klachten over gedragingen van VMB security & solutions, haar medewerkers en eventueel ingehuurde krachten.

Wijze van indienen
1. Een klager of zijn gemachtigde kan een klacht indienen bij de directeur van de organisatie die de gedraging verricht heeft.

2. Een klaagschrift wordt ondertekend en bevat tenminste de volgende gegevens:a. De naam en het adres van de klager.b. De datum.c. Een omschrijving van de gedraging waartegen bezwaar wordt gemaakt.d. De gronden waarop de klager bezwaar maakt.

3. Indien het klaagschrift niet voldoet aan de in het tweede lid genoemde vereisten, stelt de directeur van de organisatie de klager hiervan op de hoogte en nodigt de klager uit het verzuim binnen twee weken te herstellen.

4. Indien de klager het verzuim zoals bedoeld in het derde lid van dit artikel niet herstelt wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Indieningstermijn
De termijn voor het indienen van een klaagschrift bedraagt zes weken, te rekenen vanaf de datum waarop de gedraging waarover geklaagd wordt heeft plaatsgevonden.
Kosteloze behandeling
Aan de behandeling van een klaagschrift zijn geen kosten verbonden.
Ontvangstbevestiging
De directeur zendt binnen twee weken na ontvangst van het klaagschrift een bevestiging van ontvangst.
Doorzending Ministerie van Justitie
De directeur zendt binnen twee weken na ontvangst van de klacht een kopie van het klaagschrift aan de directie bestuurszaken, dienst Justis,  van het Ministerie van Justitie.

Mondelinge behandelingsprocedure
1. De directeur van de organisatie onderzoekt de klacht en nodigt de klager uit voor een persoonlijk onderhoud.

2. De directeur hoort de klager en kan tevens inlichtingen bij derden inwinnen.

3. Van het gesprek wordt door de directeur of een derde een gespreksverslag gemaakt.

Schriftelijke behandelingsprocedure
1. Indien de klager niet gehoord wenst te worden volgt een schriftelijke behandeling van de klacht.

2. Indien het klaagschrift niet voldoet aan de eisen gesteld bij “wijze van indienen”, wordt het klaagschrift niet in behandeling genomen.
Beslissing
De directeur beslist, en reageert, binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift op de klacht.
Schriftelijke mededeling
De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan de klager meegedeeld.
Mededeling inzake de beroepsprocedure
Binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van de directeur van de organisatie kan een beroepsschrift worden ingediend bij de beroepscommissie van de Vereniging Particuliere Beveiligingsorganisaties. De wijze van beroep is vastgelegd in het reglement van de Beroepscommissie.

Borging
Ontvangen klachten en hun behandeling worden besproken in het interne werkoverleg van de organisatie. De notulen dienen te vermelden wat er is besproken en welke reparerende actie er wordt ondernomen om een mogelijke verbetering mogelijk te maken.